Systematische Inbetriebnahme

Was nützt Ihnen die beste Software, wenn die Inbetriebnahme Sie vor unüberwindbare Probleme stellt?

Aufbauend auf der Erfahrung von vielen Software-Einführungsprojekten haben wir best-practise Ansätze erarbeitet, wie wir in einem Projekt vorgehen. Dabei spielt die Projektgröße gar keine so entscheidende Rollen, denn die wesentlichen Schritte sind in der Regel die gleichen.

Über allem steht die Definition des Projektteams mit einem Hauptverantwortlichen auf Kundenseite sowie einem Projektleiter auf AdvanTex-Seite. Diese beiden stehen in engem Kontakt und koordinieren das Projekt. In der Regel benennen wir auch hier schon die Key-User aus den wesentlichen Abteilungen. Außerdem wird gemeinsam ein realistischer Zeitplan mit gewissen Meilensteinen definiert, die auch eine Fortschrittskontrolle während der Projektdurchführung erlauben.

Ist vorher bereits ein EDV-System vorhanden, das wesentliche Kunden- und Vertragsdaten etc.
enthält, dann werden frühzeitig die Daten aus dem Altsystem exportiert. Unsere Datenexperten sind sehr geschult im Umgang selbst mit undokumentierten und kryptischen Strukturen und erstellen aus diesen Daten einen Datenstand in AdvanTex sowie ggf. eine Liste von Plausibilitätsverletzungen, die unserer Meinung nach noch im Altsystem bereinigt werden sollten.

Für viele Wettbewerber-Produkte haben wir auch fertige Übernahmeroutinen, die nur noch an individuelle Bedürfnisse angepasst werden müssen. In jedem Fall stellen wir das Thema der Datenübernahme an den Anfang, Sie sehen gleich auch warum. Außerdem automatisieren wir diesen Prozess komplett, da wir ihn in der Regel häufiger durchführen.

Als Nächstes setzen wir eine Testumgebung beim Kunden auf. Dazu muss noch nicht die endgültige Hardware vorhanden sein, ein halbwegs moderner Windows-Server mit ein wenig freiem Plattenplatz reicht dafür oft schon aus. Manchmal ist die spätere Hardware auch schon früh verfügbar, dann wird gleich auf diesem System installiert. In diese Umgebung wird dann der oben erwähnte Datenstand als noch sehr früher Prototyp eingespielt. Ab diesem Moment könnten Sie im eigenen Unternehmen
bereits testweise mit AdvanTex arbeiten.

Nun starten wir Workshops, um mit den verschiedenen beteiligten Fachabteilungen alle wesentlichen Prozesse noch einmal genau durchzugehen. Dabei nennen die Mitarbeiter ihre Anforderungen an die Software und wir zeigen direkt die Umsetzung in AdvanTex - mit Ihren Daten.

Wir unterstützen diese Workshops mit eigenen Listen typischer Prozesse, um sicherzustellen, dass wir nichts vergessen.

Bei dieser Gelegenheit wird AdvanTex auch stark konfiguriert. Dazu stehen über 1.000 Einzelparameter zur Verfügung, an denen unsere Berater drehen können, um das System an die Bedürfnisse der Wäscherei anzupassen. Außerdem findet ganz nebenbei schon eine erste Prüfung der Datenkonvertierung statt, die wir in den weiteren Gesprächen immer weiter verfeinern.

Zur weiteren Prüfung der Datenübernahme werden Abrechnungsläufe zwischen dem Altsystem und AdvanTex verglichen, um festzustellen, ob wir auf die gleichen Ergebnisse kommen wie das Altsystem. Es wird gemeinsam ein Schulungskonzept erarbeitet, welches oft auf dem Train-the-trainer-Ansatz beruht, das heißt, wir schulen die Key-User und die geben ihr Wissen an die Kollegen weiter.

Am Umstellungswochenende wird dann in der Regel freitags abends die alte Software vom Netz genommen und die endgültige Datenübernahme durchgeführt. Am Wochenende wird ggf. Hardware umgebaut und schon intensiv getestet. Oft sind gewisse manuelle Arbeiten erforderlich, die noch durchgeführt werden müssen.

Ziel ist es, dass der Kunde am Sonntagnachmittag das System für den Echtbetrieb freigibt. Am Montagmorgen stehen wir von AdvanTex dann je nach Größe des Projektes, der Anzahl der betroffenen Standorte etc. mit 1-5 Kollegen vor Ort bereit, um alle auftretenden Fragen direkt zu klären und die Mitarbeiter zu unterstützen.